Ptil logo 2018 svart mobile ptil-logo-norsk-new

§ 24 Tilrettelegging av materiale og opplysninger

Opplysninger som nevnt i rammeforskriften § 23 første ledd, skal gis i den form som tilsynsmyndighetene bestemmer. Omfanget av direkte tilgjengelige opplysninger skal være avgrenset i forhold til forespørselen. Dokument skal være
  1. en avgrenset og sammenhengende informasjonsmengde,
  2. framstilt for et bestemt formål,
  3. framstilt i et anerkjent lagringsmedium,
  4. egnet for senere bruk, deriblant lesing, avspilling, framstilling, overføring eller annen gjenskaping.
For dokumenter i endelig versjon skal det brukes et anerkjent dokumentformat som gjør at framstillingen ikke endres vesentlig ved lesing, lagring eller utskrift.
Dokumenter som gjøres tilgjengelig for tilsynsmyndighetene, skal klart vise
  1. dokumentutsteder og godkjennende enhet i den organisasjonen som avgir dokumentet,
  2. tidspunktet for godkjenning,
  3. om det er endelig eller foreløpig versjon.
Materiale og opplysninger skal forvaltes med tanke på fellesløsninger og senere bruk.
Paragraf sist endret: 1. januar 2011

Kravet i første ledd om at opplysninger skal gjøres tilgjengelige for tilsynsmyndighetene, innebærer at opplysningene skal sendes til den offisielle adressen, det vil si den fysiske eller elektroniske postkassen, når ikke annet er sagt. Med form menes måten opplysninger tilgjengeliggjøres på, for eksempel på eget skjema eller i tabeller. Opplysninger som skal sendes tilsynsmyndighetene på forespørsel, kan alternativt gjøres direkte tilgjengelig i elektronisk form i samråd med disse myndighetene. Med direkte tilgjengelig menes at tilsynsmyndighetene får tilgang til opplysningene via elektroniske informasjonssystemer og selv henter opplysningene ved behov. Opplysninger som gjøres direkte tilgjengelig, kan blant annet være enkeltdokument i forbindelse med en revisjon.
Avgrensingen i andre punktum innebærer at den elektronisk tilgjengelige informasjonen skal være enkel å finne fram i, slik at tilsynsmyndighetene kan regne opplysningene som mottatt.
Kravet til en avgrenset og sammenhengende informasjonsmengde som nevnt i første ledd bokstav a, gjelder ikke for dokumenter som er lenket elektronisk sammen uten klare avgrensninger (hypertekstuelle dokumenter).
Med dokumentformat menes måten tegn, struktur og layout er kodet og organisert på. Dokumentformatet bør oppgis når dokumentet gjøres tilgjengelig elektronisk.
Første ledd åpner for at materiale og opplysninger kan gjøres tilgjengelig for tilsynsmyndighetene uten at dokumentformen nyttes. Dette kan drøftes og avtales med tilsynsmyndighetene i det enkelte tilfellet.
Kravet til anerkjent dokumentformat i andre ledd, innebærer at formatene
  1. som ren tekst: UTF-8 (ISO/IEC 10646-1:2000 Annex D) eller ISO 8859-1:1998, Latin, 1,
  2. TIFF – Tag Image File Format versjon 6,
  3. XML – Extensible Markup Language versjon 1.0, og
  4. PDF eller PDF/A
For dokumenter som gjøres tilgjengelig etter tredje ledd, bør det i foreløpige versjoner brukes et dokumentformat som best mulig tjener lese- og redigeringsformålet.
Fjerde ledd om fellesløsninger og senere bruk, innebærer at rettighetshaverne og andre som tar del i virksomheten, bør forvalte elektronisk materiale og elektroniske opplysninger slik at materialet og opplysningene kan gjenskapes i ettertid. Her tenkes det spesielt på elektronisk lagret materiale og opplysninger som på et gitt tidspunkt er gjort tilgjengelig for eksterne brukere.

Petroleumsvirksomhet til havs
Standardene NORSOK Z-001 og NORSOK Z-003 bør brukes for å oppfylle kravet til dokumenter som nevnt i første ledd bokstav a og b, når det gjelder tekniske driftsdokumenter.

SUT-tilsyn - Odfjell Drilling - Deepsea Yantai - Logistikk og vedlikeholdsstyring

Publisert: 2. juli 2019

Avvik